लेखांकन सॉफ्टवेयर ! कैसे और क्या हैं फायदे?

उपलब्धता लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रभावी ढंग से अपने वित्त के प्रबंधन या प्रबंधन में कंपनियों के लिए एक समाधान बन गया है। हां, इस परिष्कृत सॉफ्टवेयर पर भरोसा करके किसी कंपनी की बहीखाता प्रक्रिया आसानी से, जल्दी और सटीक रूप से की जा सकती है।

जैसा कि ज्ञात है, प्रत्येक कंपनी/व्यवसाय अच्छा वित्तीय प्रबंधन चाहता है। नुकसान और अन्य अवांछित चीजों से बचने के लिए सभी लेखांकन प्रक्रियाओं को ठीक से और सटीक रूप से प्रलेखित किया जाना चाहिए।

हालांकि, इंडोनेशिया में अभी भी कई कंपनियां/व्यवसाय हैं जो लेखांकन प्रक्रिया को पूरा करने में मैन्युअल तरीकों का उपयोग करते हैं। युग में अगला तकनीकी वर्तमान में, मानव संसाधनों पर बहुत अधिक निर्भर करने वाले दृष्टिकोण की अब अनुशंसा नहीं की जाती है क्योंकि इसमें कई कमजोरियां हैं जो कंपनी को नुकसान पहुंचा सकती हैं। इनमें मानवीय त्रुटि शामिल है, प्रक्रिया तेज नहीं है, कुछ वित्तीय रिपोर्ट गलत हो सकती हैं और अन्य।

इसलिए, यदि आप अभी भी सोचते हैं कि मैनुअल एकाउंटिंग सबसे अच्छा तरीका है, तो अभी से ऐसे विचारों को दफन कर दें। और, उत्कृष्ट सुविधाओं के साथ तुरंत लेखा सॉफ्टवेयर पर स्विच करें।

खैर, नीचे हम आपके द्वारा चुने जा सकने वाले सर्वोत्तम लेखांकन सॉफ़्टवेयर के लिए अनुशंसाएँ साझा करना चाहते हैं। लेकिन इससे पहले, हम ऑडिट सॉफ्टवेयर के अर्थ और लाभों की व्याख्या करेंगे, यहां सर्वश्रेष्ठ चुनने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं। आओ हम इसे नज़दीक से देखें!

लेखांकन सॉफ्टवेयर को समझना

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर विशेष रूप से व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया सॉफ्टवेयर है। सभी बिक्री डेटा को प्रबंधित करने में सहायता के लिए अक्सर व्यावसायिक लेखाकारों द्वारा लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया जाता है।

लेखांकन सॉफ्टवेयर में दर्ज सामान्य प्रकार के डेटा में कंपनी के सभी वित्तीय लेनदेन के लिए बिक्री, पेरोल, खरीद, रिपोर्ट और अन्य महत्वपूर्ण रिपोर्टिंग दस्तावेज शामिल हैं।

ऑडिट सॉफ्टवेयर की उपलब्धता निश्चित रूप से कंपनी के ऑडिटर्स के काम को सरल और तेज करती है। इतना ही नहीं, ऑडिट सॉफ्टवेयर सटीक डेटा और सूचना प्रदर्शित करने में भी सक्षम है क्योंकि यह एक बुद्धिमान प्रणाली द्वारा "नियंत्रित" होता है। यह मैनुअल ऑडिट प्रबंधन से अलग है, जिसमें अभी भी मानवीय त्रुटि की अधिक संभावना है।

इसलिए आज के आधुनिक युग में अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करना एक स्मार्ट निर्णय है। एक टिप के रूप में, आपको ऐसे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना चाहिए जो योग्य हो और आपकी कंपनी/व्यवसाय की ज़रूरतों को पूरा कर सके।

ऑडिट सॉफ्टवेयर के लाभ

मोटे तौर पर, कंपनियों/व्यवसायों के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर के चार लाभ हैं। निम्नलिखित शामिल हैं:

1. उत्पादकता बढ़ाएँ

कॉर्पोरेट एकाउंटेंट अब अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करके वित्तीय प्रबंधन कार्यों से परेशान नहीं होंगे। इन "कठिन" कार्यों को और अधिक तेज़ी से किया जा सकता है, जिससे कंपनी की उत्पादकता में वृद्धि हो सकती है।

हां, लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से, लेखाकारों को अब वित्त प्रबंधन के लिए पुस्तकों के ढेर पर निर्भर नहीं रहना पड़ेगा। अपना कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस खोलें और कुछ ही क्लिक के साथ, आपका वित्तीय डेटा सही ढंग से रिकॉर्ड किया जाएगा।

2. कंपनी की लागत में कमी

लेखांकन सॉफ्टवेयर और कॉर्पोरेट लागत में कमी के बीच क्या संबंध है? क्या आप जानते हैं, जो कंपनियां अभी भी अपने वित्तीय प्रबंधन में मैनुअल सिस्टम पर भरोसा करती हैं, उन्हें अक्सर अधिक एकाउंटेंट की आवश्यकता होती है। बेशक, कंपनी को उन्हें हर महीने भुगतान करना होगा।

अब ऑडिट सॉफ्टवेयर पर भरोसा कर कंपनियां ऑडिटर्स की संख्या कम कर सकती हैं। एक या दो एकाउंटेंट को काम पर रखना कंपनी के वित्त के सभी पहलुओं का ध्यान रखने के लिए पर्याप्त है। यही कारण है कि लेखांकन सॉफ्टवेयर को "स्मार्ट सिस्टम" कहा जा सकता है।

3. त्रुटि में कमी

हर कंपनी/व्यवसाय निश्चित रूप से गलतियों से बचना चाहता है, खासकर वित्तीय प्रबंधन के मामले में। हां, वित्तीय कुप्रबंधन वास्तव में घातक हो सकता है, यह कंपनियों/व्यवसायों को भी नुकसान पहुंचा सकता है।

यह देखते हुए कि ऑडिट सॉफ्टवेयर एक बुद्धिमान प्रणाली है, विभिन्न वित्तीय प्रबंधन त्रुटियों से बचा जा सकता है या कम किया जा सकता है। अब आपको गलत गणना के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है क्योंकि लेखा सॉफ्टवेयर सही ढंग से "काम" करेगा।

4. डेटा सुरक्षा की गारंटी है

कंपनी डेटा की सुरक्षा एक ऐसी चीज है जिसे संरक्षित करने की आवश्यकता है। कुछ सूचनाओं के लीक होने, विशेषकर वित्तीय सूचनाओं का निश्चित रूप से कंपनी पर ही प्रभाव पड़ेगा।

खैर, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से कंपनी के डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित होगी। आप कर्मचारी डेटा के लिए सभी वित्तीय डेटा, लेनदेन डेटा, लेनदेन इतिहास का प्रबंधन कर सकते हैं और इसे गुप्त रख सकते हैं। यह डेटा उन लोगों के साथ साझा नहीं किया जाएगा जिनकी आपकी कंपनी/व्यवसाय में रुचि नहीं है।

सबसे अच्छा अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चुनने के लिए टिप्स

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चुनते समय आपको पांच बातों पर ध्यान देना चाहिए। यहां हम और अधिक विस्तार से बताते हैं:

1. कंपनी की जरूरतों के लिए समायोजन

सबसे पहले, आपको अपनी कंपनी/व्यवसाय की आवश्यकताओं के अनुसार लेखांकन सॉफ़्टवेयर को समायोजित करने की आवश्यकता है। अगर आपकी कंपनी बड़ी है, तो अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में जटिल विशेषताएं होनी चाहिए। जैसे, आवर्ती चालान बनाने के लिए उपकरण, स्वचालित बिलिंग, उत्पाद की बिक्री पर नज़र रखना, इन्वेंट्री का प्रबंधन करना, ग्राहक की शेष राशि पर नज़र रखना, क्लाउड स्टोरेज में व्यापक वित्तीय रिपोर्ट का ऑडिट करना।

जाहिर है, विभिन्न जटिलताओं के कारण, कॉर्पोरेट लेखा प्रणाली को अधिक आसानी से और तेज़ी से विकसित किया जा सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि सभी वित्तीय प्रबंधन कार्यों को एक बुद्धिमान प्रणाली द्वारा कुशलतापूर्वक सुगम बनाया जा सकता है।

2. उपयोगकर्ता मित्र चुनें

कंपनियों को लेखांकन सॉफ्टवेयर के लिए पंजीकरण करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसमें शामिल लेखा परीक्षकों को इसे प्रबंधित करना मुश्किल लगता है क्योंकि इसका उपयोग करना आसान नहीं है। हां, उपयोग में आसान, सरल और कुशल प्रस्तुति निश्चित रूप से एक अन्य कारक है जिसे लेखांकन सॉफ्टवेयर चुनते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए।

उपयोग में आसान इंटरफ़ेस ऑडिटर या अन्य पार्टियों के लिए ऑडिट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना आसान बना सकता है। इतना ही नहीं, कंपनी प्रशिक्षण लागत पर भी बचत कर सकती है, आप जानते हैं। यह ऐसा नहीं है?

3. सुनिश्चित करें कि यह अन्य कार्यक्रमों के साथ सिंक्रनाइज़ है

व्यवसायों के पास उनके द्वारा किए जाने वाले सभी कार्यों को सुविधाजनक बनाने के लिए कुछ सॉफ़्टवेयर या सिस्टम (लेखांकन सॉफ़्टवेयर के अलावा) होना चाहिए। उदाहरण के लिए अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर, वेयरहाउसिंग सॉफ्टवेयर, एचआरआईएस सॉफ्टवेयर, पेरोल सॉफ्टवेयर और कई अन्य।

खैर, लेखांकन सॉफ्टवेयर जो समान रूप से अच्छा है उसे अन्य कार्यक्रमों या अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत किया जा सकता है। सॉफ्टवेयर एकीकरण से लेखाकारों के लिए वित्तीय लेनदेन को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करना आसान हो जाएगा।

4. सुनिश्चित करें कि ग्राहक सहायता उपलब्ध है

न केवल आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि यह अन्य कार्यक्रमों के साथ एकीकृत है, बल्कि आपको यह भी सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपके द्वारा चुने गए लेखांकन सॉफ़्टवेयर में तेज़ प्रतिक्रिया ग्राहक सहायता है। यह बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि ऐसे समय होते हैं जब लेखांकन कार्यक्रम बाधाओं या समस्याओं का अनुभव करेगा।

हां, जबकि कुछ लेखा कार्यक्रमों के अच्छे प्रदर्शन की उम्मीद की जाती है, वे इसके साथ आने वाली समस्याओं से नहीं बचेंगे। याद है! आपको वह चुनना चाहिए जो अनुकूल ग्राहक सहायता का उपयोग करता हो और आपको जिस समस्या का सामना कर रहा है उसका सबसे अच्छा समाधान प्रदान कर सके।

सर्वश्रेष्ठ लेखा सॉफ्टवेयर अनुशंसा

सभी क्षेत्रों में कंपनियों/व्यवसायों के लिए कुछ बेहतरीन लेखा सॉफ्टवेयर सिफारिशों का पता लगाने का समय आ गया है। उनमें से कुछ यहां हैं:

मेकरी न्यूज़लेटर

सबसे अच्छे अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर की पहली सिफारिश मेकरीज जर्नल है। हाँ, लेखांकन कार्यक्रम विभिन्न क्षेत्रों में कंपनियों/व्यवसायों के वित्तीय प्रबंधन की सुविधा के लिए जर्नल द्वारा पेश किए जाने वाले कई कार्यक्रमों में से एक है।

इस पत्रिका को इंडोनेशिया में कई छोटी, मध्यम और उच्च-स्तरीय कंपनियों/व्यवसायों द्वारा मान्यता दी गई है। वास्तव में, उनके द्वारा प्रदान किए जाने वाले सभी कार्यक्रम, लेखा कार्यक्रम सहित, अधिकांश कंपनियों/व्यवसायों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखकर तैयार किए गए हैं। यह विदेशों में आयोजित कार्यक्रमों की तुलना में देश में बच्चों के लिए आयोजित कार्यक्रमों के लाभों में से एक है।

इसके अलावा, यदि आप जर्नल अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो आपको कम से कम छह लाभ मिलेंगे, जिनमें शामिल हैं: आप इसे विभिन्न उपकरणों पर एक्सेस कर सकते हैं क्योंकि यह क्लाउड-आधारित है, किसी भी समय, कहीं भी, वास्तविक समय में वित्तीय विवरणों की जांच करें, 11 हैं अनुकूलन चालान मॉडल। ऑन-डिमांड, रीयल-टाइम इन्वेंट्री चेक किसी भी समय कहीं भी, बिक्री रसीदों को लॉग करना आसान है और एक शक्तिशाली इन्वेंट्री प्रबंधन मॉड्यूल उपलब्ध है।

बेशक, मेकरी द्वारा विकसित इंडोनेशिया में सबसे अच्छे सॉफ्टवेयर के साथ लेखांकन की समस्याएं आसान हो जाएंगी। आप में से उन लोगों के लिए जिन्होंने कभी अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं किया है, आइए जर्नल बाय मेकरी पर स्विच करें।